İhale Mevzuatı Bilgi Notları; EKAP Üzerinden Çıktısı Alınan İş Deneyim Belgesinde Islak İmza ve Mühür Olmadığı Gerekçesi İle Teklif Değerlendirme Dışı Bırakılır mı?

 MEVZUAT BİLGİ NOTLARI

EKAP üzerinden çıktısı alınan iş deneyim belgesinde ıslak imza ve mühür olmadığı gerekçesi ile teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin iki kısmında da iş deneyim belgelerinin uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihalenin birinci kısmına vermiş oldukları teklifin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu dikkate alındığında birinci kısım için idarece alınmış haksız kararın ihale sonucunu değiştirmeyeceği, bu nedenle başvurularının ihalenin birinci kısmına ilişkin olmadığı, iş deneyim belgelerinde imza ve mühür olmadığı gerekçesiyle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.8.4’üncü maddesi uyarınca değerlendirme dışı bırakıldıkları, ancak anılan maddenin 07.06.2014 tarihinden önce düzenlenmiş ve EKAP’a kaydedilmemiş iş bitirme belgelerinin EKAP’a kaydedilerek yeniden düzenlenmesine ait hükümleri içerdiği, ihaleye sunulan belgenin ise bu kapsamda olmadığı, teklif dosyasında sunulan 380-M-İST-16-1 sayılı iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden ulaşılabilen şekli ile tamamen uyumlu olduğu, bu nedenle söz konusu belgenin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.8.5 ve 30.8.6’ncı maddelerine göre geçerli bir belge olduğu, bahse konu belgeye Ege Üniversitesi tarafından belge numarası verilerek geçerli hale getirildiği, Ege Üniversitesi’nin anılan Tebliğin 30.8.3’üncü maddesinin son cümlesi uyarınca belgeyi imzalayıp mühürlemediği, fakat iş bitirme belgesinin düzenlenmesinde ve kullanılmasında taraf olan bütün ilgililerin (Ege Üniversitesi, EKAP, Sütçü İmam Üniversitesi) kamu kurumu olduğu, dolayısıyla belgenin mevcut hali ile ilgili firmalarının tasarrufunun olmadığı ve olamayacağı, ayrıca belgede eksik olduğu ifade edilen mühür ve imzanın tekliflerinin esasını etkileyecek bir husus olmadığı, bu nedenle anılan hususların bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği, bunun yanında firmalarının 22.07.2016 tarihli yazı ile demonstrasyon için davet edildiği, 03.08.2016 tarihinde yapılan demonstrasyon sonucunda teklif ettikleri cihazların Teknik Şartname’ye uygun olduğunun ihale komisyonu kararında ve şikayete cevapta belirtildiği, iş deneyim belgeleri ile ilgili bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabilecek nitelikte olan hususların idarece demonstrasyon sonrasında gündeme getirilerek Teknik Şartnameye uygun ve 212.043,00 TL daha ucuz ürün teklif eden şirketlerinin ihale dışı bırakılabilmesi için adeta neden yaratıldığı iddialarına yer verilmiştir.

KARAR:

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında yapılan incelemede başvuru sahibi tarafından iş deneyimini tevsiken Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden alınan internet çıktısının sunulduğu, söz konusu belgede 01.07.2016 tarih ve 380-M-İST-16-1 sayı bilgisi ile idare adı, işin adı, türü ve miktarı, kesin kabul ve sözleşme tarihi, sözleşme bedeli ve belge tutarı bilgilerine yer verildiği, ancak belgede herhangi bir onay, imza ve mühür bulunmadığı görülmüştür.
 
İdarelerce EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenirken, ilgili uygulama yönetmeliğinin ekinde yer alan standart formlar kullanılmaktadır. Bu formlar esas itibarıyla idarelerin iş deneyim belgelerini kağıt ortamında düzenlemelerine imkân verecek şekilde hazırlanmış olduğundan, EKAP üzerinden elektronik ortamda düzenlenen şikâyete konu belge üzerinde Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ekinde yayımlanan KİK027.0/M numaralı standart formda yer alan “İdare adına sözleşme yapmaya yetkili makam tarafından imzalanacak ve mühürlenecektir.” ifadesi bulunmaktadır.
 
Ancak, ihale uygulama yönetmeliklerinde yapılan değişiklikle iş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenecek belgelerin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunluluğunun olduğu, EKAP üzerinden düzenlenen belgede ayrıca imza ve mühür gibi şekil unsurlarının aranmaması gerektiği, bu şekilde düzenlenen belgelerin düzenleyen idarelerce kayıt edilmesi zorunluluğunun aynı zamanda belgenin onaylanması anlamına geleceği açıktır.
 
Kaldı ki, sunulan iş deneyim belgesi düzenleyen idarenin imza, onay ve mührünü ihtiva etse dahi, bir ihalede iş deneyimini tevsiken sunulması halinde, sunulan bu iş deneyim belgesinin ihale komisyonunca EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı yönünde kontrole tabi tutulmasının zorunlu olduğu, yapılan sorgulama sonucunda bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirmenin yapılacağı, dolayısıyla EKAP üzerinden internet çıktısı alınarak sunulan bir iş deneyim belgesinin salt onay, imza ve mühür taşımadığı gerekçesiyle, EKAP üzerinden herhangi bir sorgulamaya tabi tutulmaksızın değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.