İl Müdürlüğümüz tarafından 2012 Yılı Temmuz ayından itibaren On-line Arşiv ve Evrak Sistemi adı altında Vizyon Projemiz oluşturulmuş ve bu kapsamda sistem üzerinde gelen ve giden evraklarımız hem başlık olarak hem de içerik olarak taranmış ve tüm personelimizin bilgiye erişimi sağlanmıştır.
2012 Yılı Temmuz ayı öncesi içinde bu sistem hayata geçirilerek arşivimizin dijital ve çevrimiçi hale getirilmesi projesi planlanmış, proje tamamlanması sonrasında ise personelin bilgiye erişimi sağlanacak ve personel kullanımına açık bir duruma getirilecektir.
Temmuz 2012 ayından itibaren günümüze kadar arşivimiz kendi imkanlarımız ile daha önceden dijital ve çevrimiçi hale getirilmiş, aynı uygulamayı genişleterek İl Müdürlüğümüz arşivinin (Temmuz 2012 öncesi 4.382 adet klasör olduğu tespiti yapılmıştır.) tamamını dijital ve çevrimiçi hale getirilmesi için Mart 2017 ayından itibaren 7 kişilik proje ekibi ile çalışmalara başlanmıştır.
Proje ekibine Mart ayı sonunda Şube Müdürlükleri toplantısında alınan karar gereği diğer personeli de dahil ederek 7 kişilik ekip genişletilerek proje çalışmalarına devam edilmiştir.
Mart ayı içerisinde Müdürlüğümüzde mevcut tarayıcıların tespiti yapılmış, bu çalışmalar sonrasında Nisan ayı başında tarayıcıların proje kapsamında aktif şekilde kullanımına geçilmiştir.
Mart ayı içerisinde kullanılan tarayıcı sayısı 3 iken, bu sayı Mayıs ayı itibari ile 7 olmuştur.
Projede görev alan personeller arasında Mart ayında görev dağılımı yapılmış, Nisan ayı içerisinde ise bu görevlendirmelerde güncellemeler yapılmış, Mayıs ayı içerisinde arşiv tarama işlemlerinin daha koordineli, hızlı ve sağlıklı yürütülmesi sağlanmıştır.
Proje sonunda İl Müdürlüğüne kayıtlı gelen giden evraklar ile ilgili Arşiv tamamen sayısallaştırılmış olacağı için, personelin bilgiye erişimi çok hızlı, çalıştığı odasında, zaman kaybetmeden elektronik ortamda veri tabanına ulaşımı sağlanmış olacaktır.
Proje İl Müdürlüğü personelini hedef almak ile birlikte, dolaylı olarak da paydaş kamu kurum ve kuruluşları, belediyeler ile İl Müdürlüğümüz mevzuat, görev ve sorumluluk konularına giren özel firmalarında da veri tabanı oluşmasına bağlı olarak etkileyecektir. Proje İl Müdürlüğü personeline açık olacaktır.
Arşivimizin Dijital ve Çevrimiçi Hale Getirilmesi Projesi kapsamında Proje ekibi ile birlikte tüm personelimizin katkıları ile çalışmalar devam etmektedir.
